Politique de confidentialité du processus de recrutement avec Teamtailor
Le service de traitement des recrutements et de simplification du processus d’embauche (ci-après, « TeamTailor ») est proposé par TeamTailor pour le compte de APEX ENERGIES (ci-après, le « Responsable » « nous », etc.). Il est important que les personnes utilisant TeamTailor (ci-après, les « Utilisateurs ») se sentent en sécurité et soient informées de la manière dont nous traitons leurs données personnelles dans le cadre du processus de recrutement. Nous nous efforçons de maintenir le niveau le plus élevé possible en matière de protection des données personnelles. Nous traitons, gérons, utilisons et protégeons les données personnelles de l’Utilisateur dans le plus grand respect de la présente politique de confidentialité (ci-après, la « Politique de confidentialité »).
1. Généralités
Nous sommes désignés comme responsable, conformément aux législations en vigueur en matière de protection de la vie privée. Les données à caractère personnel des Utilisateurs sont traitées dans le but de gérer et de faciliter le recrutement d’employés pour notre activité.
2. Collecte des données à caractère personnel
Nous sommes responsables du traitement des données à caractère personnel que les Utilisateurs mettent à la disposition de TeamTailor, ou des données à caractère personnel que nous collectons de toute autre manière par le biais de TeamTailor ou autres pistes.
Quand et comment nous collectons des données personnelles ?
Nous collectons les données à caractère personnel des Utilisateurs lorsqu’ils :
· envoient des candidatures spontanées ;
· répondent à une offre par le biais de TeamTailor ou autrement, et communiquent des données personnelles les concernant soit directement, soit par l’intermédiaire d’une source tierce ; ou lorsqu’ils
· utilisent TeamTailor pour échanger avec notre équipe de recrutement, en ajoutant des données personnelles les concernant soit directement, soit par l’intermédiaire d’une source tierce ou lorsqu’ils
· communiquent des données identifiables dans le chat (proposé par le site Web qui exploite TeamTailor) et que ces données sont pertinentes pour la gestion de la candidature.
Nous collectons des données auprès de tiers tels qu’APEC, LinkedIn, Indeed … ou par le biais d’autres sources publiques professionnelles. C’est ce que nous appelons le « Sourcing », une tâche qui peut être réalisée manuellement par nos employés dans le cadre de TeamTailor.
Dans certains cas, nos employés peuvent être amenés à faire des recommandations sur des candidats potentiels. Ces employés devront donc ajouter des données personnelles sur ces
candidats potentiels. Dans ce cas, le candidat potentiel sera considéré comme un Utilisateur par la présente Politique de confidentialité et sera informé du traitement de ses données.
Types de données personnelles collectées et traitées
Les catégories de données personnelles qui peuvent être collectées par le biais de TeamTailor sont : noms et prénoms, e-mails, photos et vidéos de présentation du candidat, informations provenant de réseaux sociaux professionnels tel que LinkedIn, réponses à des questions posées dans le cadre du recrutement, diplômes d’études ou toute autre information que l’Utilisateur ou toute autre personne aura communiquée par le biais de TeamTailor. Seules les données jugées pertinentes et strictement nécessaires pour le processus de recrutement seront collectées et traitées.
Finalité du traitement
La finalité de la collecte et du traitement des données à caractère personnel est la gestion du recrutement. Le traitement des données personnelles est nécessaire à l’exécution des mesures précontractuelles et à l’établissement de la relation contractuelle entre Apex Energies et les candidats à un emploi, une alternance ou un stage. Les données personnelles qui sont traitées à des fins d’analyse ou d’étude de marché sont toujours rendues non identifiables. Ces données ne peuvent pas être utilisées pour identifier quelconque Utilisateur. Ainsi, ces données ne peuvent être considérées comme des données à caractère personnel.
Le consentement de la personne concernée
L’Utilisateur consent à ce que ses données personnelles soient collectées par le biais de TeamTailor, lorsqu’il accepte que ses données soient conservées afin de lui proposer de futures offres.
L’Utilisateur a le droit de retirer son consentement à tout moment, en contactant le Responsable aux coordonnées indiquées au paragraphe 9.
Destinataires des données
Les données à caractère personnel des candidats ne sont utilisées que par des personnes intervenant dans le processus de recrutement.
Durée de traitement des données à caractère personnel
Les données concernant les candidats retenus seront intégrées dans leur dossier administratif employé et seront conservées pendant la durée de conservation applicable à celui-ci.
Les données concernant les candidats non retenus sont supprimées sans délais, dès la clôture de la procédure de recrutement sur le poste en question. Toutefois, si le candidat a accepté la conservation de ses données en vue de lui proposer de futures offres d’emploi, ses données seront conservées deux (2) ans à compter du dernier contact. Si, en tant qu’Utilisateur, vous souhaitez que vos Données personnelles ne soient plus traitées à cette fin (recrutement futur), vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant aux coordonnées figurant au paragraphe 9.
3. Droits des Utilisateurs
Les Utilisateurs ont le droit de demander des informations sur les données personnelles qui sont traitées par nos soins, en nous notifiant par voie postale ou par mail aux coordonnées disponibles au paragraphe 9 suivant.
Les Utilisateurs ont le droit de recevoir gratuitement une (1) copie des données personnelles traitées leur appartenant. S’ils souhaitent demander d’autres copies, le Responsable aura le droit de facturer des frais raisonnables en fonction des coûts administratifs générés par une telle demande.
Les Utilisateurs auront le droit, si nécessaire, de rectifier les données personnelles inexactes les concernant, via une demande aux coordonnées disponibles au paragraphe 9 suivant.
Les Utilisateurs auront le droit d’exiger l’effacement ou la limitation de tout type de traitement, mais aussi de s’opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime dans certaines circonstances.
Les Utilisateurs auront le droit de révoquer tout consentement au traitement qu’ils ont donné au Responsable.
Les Utilisateurs ont, dans certaines circonstances, un droit à la portabilité des données, ce qui signifie qu’ils ont le droit d’obtenir leurs données personnelles et de les transférer à un autre responsable, tant que cela n’affecte pas négativement les droits et libertés d’autrui.
Les Utilisateurs ont le droit de déposer une plainte auprès de Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL). Pour plus d’informations, les personnes concernées sont invitées à consulter le site de la CNIL ou les contacter : Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 / Téléphone : +33 (0)1 53 73 22 22).
4. Sécurité
Nous prenons les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles transmises, et travaillons donc activement pour que les données personnelles de nos Utilisateurs soient traitées avec le plus grand soin. Nous prenons donc toutes les mesures raisonnables pour que les données personnelles des Utilisateurs et d’autres personnes soient traitées en toute sécurité, mais aussi conformément à la présente politique de confidentialité et au RGPD.
Cependant, les transferts d’informations sur Internet ou sur les réseaux mobiles ne peuvent jamais se faire sans aucun risque. Par conséquent, tout transfert sera effectué aux risques de la personne qui transfère les données. Il est important que les Utilisateurs prennent également la responsabilité de s’assurer que leurs données sont bien protégées. Il en va de la responsabilité de l’Utilisateur de s’assurer que ses informations de connexion restent secrètes.
5. Transfert de données Les données personnelles que vous nous communiquerez sont susceptibles d’être partagées avec nos sous-traitants qui nous fournissent des services dans le cadre de la gestion, le suivi et le traitement de votre candidature.
Nous coopérons avec les catégories suivantes de destinataires : Teamtailor, qui fournit le service de traitement des recrutements et de simplification du processus d’embauche, les sociétés de serveur et d’hébergement, les sociétés de référencement des e-mails, les sociétés de traitement des vidéos, les sociétés d’approvisionnement en informations, les sociétés de services analytiques et toute autre société en relation avec l’offre de TeamTailor.
Vos données personnelles collectées ne font l’objet d’aucune cession à des tiers.
Certains destinataires énoncés dans cette section peuvent entraîner le transfert de vos données vers des pays ou des régions dont les lois sur la protection des données diffèrent de celles de l’Union européenne et plus particulièrement de la France.
Dans les cas où vos données sont transférées en dehors de la France, nous prenons des mesures pour nous assurer que des garanties appropriées sont en place pour protéger ces données tels que des clauses contractuelles types.
> OÙ TEAMTAILOR CONSERVE-T-ELLE LES DONNÉES ?
Les données collectées via le Service sont stockées dans la région UE-West1 d'Amazon Web Services (AWS), plus précisément en Irlande.
> OÙ SONT SITUÉS LES SOUS-TRAITANTS DE TEAMTAILOR ?
Les données de Teamtailor sont hébergées dans l'UE et traitées soit au sein de l'UE, soit dans un pays tiers considéré comme offrant un niveau de sécurité adéquat par la Commission européenne, soit par des prestataires de services qui ont conclu des accords obligatoires qui respectent pleinement la licéité des transferts vers des pays tiers.
Vous pourrez trouver la liste des sous-traitants dans le lien suivant : https://support.teamtailor.com/en/articles/4723968-list-of-sub-processors-for-customers-using-our-eu...
6. Données agrégées (données à caractère personnel non identifiables)
Nous pouvons être amenés à partager des données agrégées avec des tiers. Les données agrégées ont dans ce cas été compilées à partir d’informations qui ont été collectées par le biais de TeamTailor et peuvent, par exemple, être des statistiques de trafic Internet ou de géolocalisation pour l’utilisation de TeamTailor. Les données agrégées ne contiennent aucune information pouvant être utilisée pour identifier des personnes et ne peuvent donc pas être considérées comme des données à caractère personnel.
7. Cookies
Lorsque les Utilisateurs utilisent TeamTailor, les informations relatives à cette utilisation peuvent être stockées sous forme de cookies. Les cookies sont des fichiers texte passifs qui sont stockés dans le navigateur Internet sur l’appareil de l’Utilisateur, tels qu’un ordinateur,
un téléphone mobile ou une tablette, lors de l’utilisation de TeamTailor. Nous utilisons les cookies pour améliorer l’utilisation de TeamTailor par l’Utilisateur et pour recueillir des informations sur, par exemple, des statistiques d’utilisation de TeamTailor. Ceci est fait pour sécuriser, maintenir et améliorer TeamTailor Les informations qui sont collectées par le biais des cookies peuvent dans certains cas être des données à caractère personnel et sont, dans ce cas, régies par notre Politique de cookies.
Les Utilisateurs peuvent à tout moment désactiver l’utilisation des cookies en modifiant les paramètres locaux de leurs appareils. La désactivation desdits cookies peut cependant affecter l’expérience de TeamTailor, par exemple en désactivant certaines fonctions de TeamTailor.
8. Modifications
Nous nous réservons le droit, à tout moment, d’apporter des modifications ou des ajouts à notre Politique de confidentialité. La dernière version de la Politique de confidentialité sera toujours disponible via TeamTailor. Dans un souci de transparence nous invitons les Utilisateurs à consulter cette Politique de confidentialité aussi souvent qu’ils le souhaitent pour prendre connaissance de modifications éventuelles.
9. Contact
Si vous avez des questions, des informations supplémentaires sur notre traitement des données personnelles, veuillez contacter notre déléguée à la protection des données par e-mail : dpo@apexenergies.fr ou par courrier : La déléguée à la protection des données, Parc Majoria – 889 rue de la Vieille Poste – Bâtiment Cassiopée – CS 60038 34060 Montpellier.
